Kennis is pas van waarde als je het deelt

Abstract

Dit onderzoek is uitgevoerd in opdracht van de gemeente Utrecht binnen het sociaal domein. De communicatieteams die bij dit onderzoek betrokken zijn vallen onder Team Sociaal: Volksgezondheid (VG), Werk en Inkomen (W&I) en Maatschappelijke Ontwikkeling (MO). Kennisdelen binnen organisaties speelt een grote rol om goed samen te kunnen werken. Het zorgt voor nieuwe ideeën en ontwikkelingen. Communicatie is hierbij belangrijk, want kennisdelen vraagt om goede en effectieve (interne) communicatie. De behoeften van de werknemers, de doelstellingen van de organisatie en het gebruik van de juiste communicatiemiddelen zijn allemaal factoren die bij kennisdelen van belang zijn. Vanaf 1 juli 2022 zijn de drie communicatieteams van VG, MO en W&I samengevoegd tot één communicatieteam: Team Sociaal. Dit betekent dat alle adviseurs te maken krijgen met nieuwe kennis van andere communicatieteams, andere opdrachtgevers en projecten. De communicatieteams moeten hun kennis gaan verbreden en vernieuwen. Hiervoor moeten ze kennis met elkaar gaan delen om beter te kunnen samenwerken. De drie communicatieteams hebben allemaal hun eigen werkwijze bij kennisdelen en samenwerken. Dit onderzoek is er dus op gericht om inzicht te krijgen hoe de teams effectief kennis kunnen delen om samen te werken en welke vormen en communicatiemiddelen daarvoor nodig zijn. Dit onderzoek bestond uit twee deelstudies. De eerste deelstudie was erop gericht om inzicht te krijgen in de behoeften van de werknemers en de evaluatie van de huidige kennisdeling. Hiervoor zijn semigestructureerde interviews gehouden met zes werknemers (twee werknemers per communicatieteam) en de manager. Het doel was om rijke kwalitatieve data op te halen ter voorbereiding van de vragenlijst. De tweede deelstudie was een vragenlijst die gebaseerd was op de resultaten van de interviews. Het doel van deze vragenlijst was om te achterhalen of de resultaten van de interviews ook onder heel Team Sociaal speelt. In de vragenlijst kwamen de behoeften van werknemers, de evaluatie van de huidige kennisdeling, organisatiecultuur en communicatiemiddelen aan bod. De resultaten uit de studies wijzen uit dat het gebrek aan expliciete kennis een probleem is binnen Team Sociaal. Er liggen weinig documenten met kennis vast. De meeste kennis is impliciet van aard. Dit verstoort het optimale proces van kennisdelen in een organisatie. Daarbij zijn er geen duidelijke afspraken welk platform gebruikt moet worden voor welke kennis. Niet elke werknemer kan bij elk bestand en niet alles wordt opgeslagen op de gezamenlijke schijven. Ook wordt er veel werkdruk ervaren waardoor kennisdelen niet voor elke werknemer prioriteit heeft. De communicatieteams zitten voor een aantal werknemers nog verzuild in hun eigen organisatieonderdeel en team. Ook heeft elk communicatieteam een andere werkwijze en manier van samenwerken. De werknemers hebben vooral behoefte aan overzichten met projecten en expertises van elkaar, dieper in projecten duiken als team met een casuspresentatie, meer bij elkaar te gaan zitten op kantoor en blijven evalueren hoe de kennisdeling verloopt. Ook worden de teamsessies gewaardeerd. De cultuur binnen Team Sociaal is open en vriendelijk en werknemers zijn bereid en bereikbaar voor vragen en advies. De motivatie om kennis te delen is wel aanwezig bij de meeste werknemers. Het liefst zien de werknemers elkaar face-to-face bij een hulpvraag, maken ze gebruik van de mail of bellen ze elkaar. Ook wordt er veel gebruik gemaakt van de gezamenlijke WhatsApp-groep. Veel werknemers geven aan dat de communicatiemiddelen afgestemd worden op de kennisbehoefte en de hulpvraag. Een ingewikkelde kwestie vraagt om persoonlijk en fysiek contact, terwijl een praktische vraag voldoende beantwoord is met een e-mail. Dit komt overeen met de Media Richness Theory. Effectief kennisdelen met elkaar vraagt om een aantal aanpassingen.