Welke mediabehoeften hebben medewerkers? Een praktijkonderzoek naar de behoeften van medewerkers van het UMC Utrecht bij interne media.

Abstract

Interne communicatie is voor een grote organisatie als het UMC Utrecht cruciaal. De communicatieafdeling van het UMC Utrecht heeft drie media ingericht om te communiceren met alle medewerkers: een intranet, een wekelijkse digitale nieuwsbrief via de email en een magazine dat een aantal keer per jaar uitkomt. Een jaar geleden kwam er een nieuw medium bij: de website Nieuws en verhalen in het UMC Utrecht (Nieuws en verhalen). Een website die voor het externe ‘algemene publiek’ bedoeld is, maar ook intern veel gelezen wordt. Waarom medewerkers de website lezen is niet duidelijk. Vier deelonderzoeken geven antwoord op de hoofdvraag van het onderzoek: in welke behoeften willen medewerkers voorzien als ze gebruikmaken van UMC-nieuws, UMC Connect, UMC&Zo en Nieuws en verhalen? Eerst zijn de vier media volgens het MAIN-model geanalyseerd om functionaliteiten die procesgratificaties kunnen bevredigen in kaart te brengen . Daaruit bleek dat UMC Connect en Nieuws en verhalen de meeste functionaliteiten hebben die procesgratificaties kunnen bevredigen. In het tweede deelonderzoek is met de verantwoordelijken van de vier media gesproken. Daaruit bleek dat de drie interne media (UMC-nieuws, UMC Connect en UMC&Zo) als doel hebben om medewerkers te informeren, te betrekken bij de organisatie en draagvlak te creëren. Nieuws en verhalen heeft ook als doel om te informeren maar daarbij zijn medewerkers niet de doelgroep; daar is de doelgroep het ‘algemene publiek’. In het derde deelonderzoek zijn dertien medewerkers geïnterviewd om in kaart te brengen welke behoeften er onder de medewerkers spelen als ze een van de vier media gebruiken. In die interviews kwamen vier behoeften naar voren: de behoefte aan informatie, surveillance (dat is de behoefte om bijvoorbeeld op de hoogte te zijn of om te weten wat er speelt), vermaak en tijdverdrijf. Naast deze vier behoeften kwam naar voren dat medewerkers vaak niet de tijd nemen of hebben om alle interne communicatie bij te houden. Ze zien email als extra werk, een extra belasting op een al volle werkdag. Daarnaast kwam herkenning, van collega of onderwerp, in elk interview naar voren als motivatie om een artikel te gaan lezen. Ook zagen medewerkers Nieuws en verhalen niet als een intern medium. Nieuws en verhalen werd vooral gelezen voor vermaak of tijdverdrijf. In deelonderzoek vier is onderzocht welke media worden gebruikt voor welke behoefte. Hieruit bleek dat medewerkers de voorkeur geven aan UMC Connect als ze behoefte hebben aan nice to know-informatie of surveillance. Ook gaven ze voor vermaak de voorkeur aan UMC Connect boven de UMC-nieuws.Dat leidt tot vier adviezen: - Zet geen artikelen die primair voor medewerkers zijn op Nieuws en verhalen. Medewerkers lezen artikelen op de website niet voor belangrijke informatie maar voor vermaak of tijdverdrijf. - Nieuwsberichten op UMC Connect zijn een belangrijke bron van communicatie voor medewerkers. Geef deze nieuwsberichten een prominente plek in het ‘nieuwe’ UMC Connect. - Wees spaarzaam met de hoeveelheid informatie die naar medewerkers wordt gestuurd, elk bericht is extra werk.