Fonds BKVB Live: de snelweg naar subsidie Een kwalitatief onderzoek naar de invloed van persoonlijke presentatie in de beoordelingsprocedure
Summary
In dit onderzoeksrapport wordt verslag uitgebracht van een kwalitatief onderzoek naar Fonds BKVB Live. Er is onderzocht hoe de beoordelingsprocedure van een subsidie-aanvraag verloopt, wanneer de aanvraag een Live-karakter toegekend krijgt. De Live-formule, waarbij de aanvragers hun project volgens een bepaald format persoonlijk komen presenteren, staat tegenover de beoordelingsronde van de reguliere vergadering, waarbij subsidieaanvragen uitsluitend op dossier worden beoordeeld. De commissie van Live is naast een voorzitter en secretaris samengesteld uit reguliere commissieleden en gastcommissieleden Voor dit onderzoek zijn observaties gedaan bij Fonds BKVB Live en bij de reguliere vergadering en ook zijn commissieleden, organisatieleden en aanvragers geïnterviewd.
Onder het Live-karakter worden zowel de formele als de informele aspecten van een presentatie begrepen. Bij de formele aspecten van de presentatie wordt onderscheid gemaakt tussen enerzijds de formele aspecten zoals ze zijn vastgelegd door het Fonds BKVB (bijvoorbeeld ruimte, beschikbare techniek en tijd (snelheid) om de presentatie naar behoren uit te voeren) en anderzijds de invulling van de formele aspecten door de aanvrager (het gebruik van de ruimte/techniek, het aantal aanvragers voor een subsidie, voorbereiding van de aanvraag en de uitwerking daarvan tijdens de presentatie, en het gebruik van tijd). Onder informele aspecten van de presentatie verstaan we hier de persoonsgebonden factoren, zoals nervositeit, persoonlijke/emotionele betrokkenheid bij de aanvraag, de geestelijke of lichamelijke gesteldheid van de aanvrager(s), en hun fysieke aanwezigheid. Het Live-karakter is van invloed op de overtuigingskracht van een presentatie en op de beeldvorming van het gepresenteerde plan/project.
In tegenstelling tot de reguliere vergadering waar de behandeling van een aanvraag zich volledig achter de schermen afspeelt, wordt er bij Fonds BKVB Live onderscheid gemaakt tussen een deel vóór de schermen (de presentatie) en een deel achter de schermen (de beoordelingsprocedure). De presentatie en de beoordelingsprocedure worden hier samen de classificatie genoemd. Tijdens de presentatie vormen commissieleden zich aan de hand van de formele aspecten (de informatie die de aanvrager levert) en de informele impressies een beeld van het project/plan. Vervolgens wordt in de beoordelingsprocedure aan de hand van de beeldvorming en in interactie met de overige commissieleden invulling gegeven aan het eigen oordeel. Tenslotte komen de commissieleden tezamen tot een eindoordeel. Ook het handelen van de commissie in de classificatie wordt gekenmerkt door formele en informele kanten. Met formeel wordt enerzijds de formele rol van de commissie aangeduid en informeel de subjectieve/intuïtieve aspecten die in het handelen van de commissie een rol spelen.
Volgens de bevindingen van dit onderzoek kunnen in de beoordelingsprocedure drie nieuwe factoren worden onderscheiden die mogelijk een sturende rol spelen bij de totstandkoming van het eindoordeel, namelijk informele impressies (bij de presentatie), snelheid (in de classificatiefase) en commissiegrootte (bij de beoordelingsprocedure). Ik benadruk mogelijk, omdat de bevindingen verder aanduiden dat er uiteindelijk wel degelijk een weloverwogen (professioneel) eindoordeel tot stand komt. De reden hiervoor is dat commissieleden gebruik maken van een gestandaardiseerde procedure. Hierbij worden vaste beoordelingscriteria gehanteerd en bieden een voorzitter en secretaris ondersteuning in zowel de vorming van het persoonlijke oordeel als de vorming van het collectieve eindoordeel. Vanuit mijn bevindingen bezien lijkt in de oordeelsvorming bij Fonds BKVB Live de gestandaardiseerde beoordelingsprocedure van groter belang te zijn dan bij de reguliere vergadering. Niet alleen omdat gastcommissieleden (die nog onbekend zijn met de beoordelingsprocedure) regelmatig sturing van de voorzitter nodig hebben bij de vorming van hun eigen oordeel, maar ook omdat informele impressies tijdens de presentaties de beeldvorming daar namelijk sterk kunnen beïnvloeden. Door de standaardisatie van de procedure kunnen deze impressies naar de achtergrond verschoven worden en kan de informatie die van belang is om de artistieke kwaliteit van de aanvraag te beoordelen meer naar voren worden gehaald.