Stadsbedrijven: ‘Verantwoordelijkheid laag in de organisatie’ en ‘continu verbeteren’
Summary
Deze studie is geschreven bij het organisatieonderdeel Stadsbedrijven van de gemeente Utrecht. Stadsbedrijven onderhoudt de stad Utrecht. De activiteiten die worden uitgevoerd zijn zeer divers. Je kunt bijvoorbeeld denken aan het onderhouden van sportaccommodaties, het verzorgen van zwemlessen, het onderhouden van het groen of het ophalen van vuilnis.
In dit onderzoek is het beleid van het organisatieonderdeel Stadsbedrijven (gemeente Utrecht) op het gebied van ‘continu verbeteren’ en ‘verantwoordelijkheid laag in de organisatie’ geëvalueerd en zijn beleidsadviezen gegeven. Een methode die veel wordt ingezet bij Stadsbedrijven om dit beleid uit te voeren is Lean. Lean heeft als doel om verspillende elementen uit werkprocessen te elimineren en om de verantwoordelijkheid laag in de organisatie te leggen. Voor het uitvoeren van deze studie zijn zowel kwantitatieve als kwalitatieve methoden gebruikt.
Om de effecten van het Lean beleid te schatten voor het kantoorpersoneel van Stadsbedrijven is de self-determination theorie gebruikt (Deci & Ryan, 2004). Om precies te zijn is het full need-satisfaction model, afgeleid van de self-determination theorie, gebruikt. Volgens dit model leidt het geven van autonomie tot drie intrinsieke basisbehoeften die leiden tot intrinsieke motivatie. Deze intrinsieke basisbehoeften zijn: het ervaren van autonomie, het ervaren van competentie, en het ervaren van verwantschap met andere mensen. Op basis van het feit dat een belangrijk onderdeel van Lean ‘autonomie’ is, werd verwacht dat een hogere mate van beïnvloeding door Lean zou leiden tot meer autonomie. Op basis van de self-determination theorie werd verwacht dat een hogere mate van autonomie tot meer intrinsieke motivatie zou leiden. Een andere belangrijke verwachting van dit onderzoek was dat een hogere mate van beïnvloeding door Lean zou leiden tot meer intrinsieke motivatie.
Deze studie heeft laten zien dat een hogere mate van beïnvloeding door Lean niet leidt tot meer autonomie, maar wel leidt tot meer intrinsieke motivatie. Daarnaast kwam naar voren dat geldt dat autonomie leidt tot meer intrinsieke motivatie. Het kwalitatieve deel van dit onderzoek heeft laten zien dat er grote verschillen zijn in het ervaren van het wel of niet krijgen van autonomie. Zo laat een groot deel van het kwalitatieve gedeelte van deze studie zien dat er een beperking ervaren wordt in het kunnen of durven nemen van verantwoordelijkheden.
Verder is duidelijk geworden dat er relatief weinig met het team naar oorzaken van successen gekeken wordt, en dat Lean alleen tot meer intrinsieke motivatie leidt als het ook daadwerkelijk in de praktijk wordt toegepast.
Dit heeft geleid tot drie beleidsadviezen. Ten eerste zou het Dienst Management Team (DMT) kunnen vragen aan de verschillende afdelingen of en op welke gebieden zij voelen dat er meer autonomie gegeven zou moeten worden. Vervolgens zullen er gesprekken plaats kunnen vinden tussen beide partijen waarin wordt bepaald op welke gebieden het mogelijk is om meer autonomie te geven en op welke gebieden niet. Ten tweede zou door de Lean trainers tijdens Lean trainingen benadrukt kunnen worden dat het met het team kijken naar oorzaken van successen een vast onderdeel van de weekstart, keek op de week of dagstart zou moeten zijn. Ten derde is het raadzaam om in het eerste jaar nadat mensen een Lean diploma hebben gehaald een maandelijkse evaluatie met Lean trainers plaats te laten vinden. Tijdens deze evaluatie kan de vraag aan bod komen in hoeverre Lean in de praktijk wordt gebruikt. Daarna kan daarop gestuurd worden in het werk.