(On)zekere relaties in een digitale wereld? - Een onderzoek naar de veranderende relatie tussen het Nationaal Archief, Regionaal Historische Centra & departementen van de overheid in tijden van digitale archivering
Summary
Digitale ontwikkelingen hebben onze wereld veranderd. De manier waarop we met elkaar communiceren, de manier waarop we werken en de informatie die beschikbaar is fundamenteel omgeslagen. Mogelijkheden zijn op allerlei fronten toegenomen, en daarmee ook verwachtingen. Deze ontwikkelingen hebben grote gevolgen voor de manier waarop we informatie beheren. Het Nationaal Archief (NA) en haar omgeving zijn onderworpen aan de uitdaging om de snelle ontwikkelingen bij te benen op zo’n manier dat de samenleving ook in de toekomst kan blijven profiteren van de waardevolle informatie die overheden produceren en in beheer hebben. Digitalisering heeft een grote impact gehad op de organisatie van archivering en op de relatie tussen het NA, departementen en Regionaal Historische Centra (RHC’s). Dit onderzoek is een pas op de plaats om te bekijken wat er verandert in de relatie tussen het NA en RHC’s en het NA en departementen en om te bekijken hoe het NA hier op in kan spelen. Op basis van een documentenanalyse en interviews met 15 experts is oorzaak van deze onzekerheden geduid en inzicht geboden in mogelijkheden om deze onzekerheid te beperken.
Waarom gebeurt wat gebeurt?
Op basis een analyse aan de hand van de ‘resource dependence theory’ overzicht gecreëerd van veranderingen in de mate waarin het NA, departementen en RHC’s elkaar nodig hebben op categorieën middelen (fysieke middelen, informatie, sociale legitimiteit, financiële middelen, gedrag en output). Door het NA als een organisatie in een open systeem te benaderen werd duidelijk dat digitalisering ervoor heeft gezorgd dat afhankelijkheden in beide relaties (NA-departementen en NA-RHC’s) zijn toegenomen. Gebleken is dat het NA niet zelfvoorzienend is, in zoverre dat het niet alle benodigde middelen voor het uitvoeren van de digitale archieftaak zelf kan mobiliseren. Het NA heeft voor bepaalde middelen departementen en RHC’s nodig en onderneemt daarvoor activiteiten (zogenaamde strategieën). Hoewel de aanleiding voor veranderingen in de relatie hetzelfde is en de inhoud van vraagstukken ook overlappen, is de aard van de relatie anders. Met RHC’s heeft het NA een samenwerkingsrelatie en tegelijkertijd een afnemer-leverancier relatie. Met departementen had het NA al een afnemer-leverancier relatie, het NA is alleen meer gaan ‘leveren’ en is voor het ‘product’ afhankelijker geworden van de afnemer, de departementen. In beide relaties is de keuze voor ‘het naar voren willen in de keten’ van belang. Door naar voren te gaan in de informatieketen is meer integratie en samenwerking te zien waardoor afhankelijkheden toenemen.
Waarom doen we wat we doen?
Organisaties die in toenemende mate afhankelijkheden met de omgeving ervaren gebruiken diverse strategieën om grip te krijgen op deze afhankelijkheden. De strategieën uit het ‘resource dependence’ perspectief van Pfeffer & Salancik (1978) zijn uitgangspunt geweest voor de analyse in dit onderzoek. Drie algemene strategieën zijn mogelijk: het managen van afhankelijkheden, het ontwijken van afhankelijkheden en het ontwijken van controle van anderen op de organisatie. Een overkoepelende algemene strategie heeft betrekking op het management. In beide relaties is duidelijk dat het NA vrijwel volledig heeft gekozen voor de het managen van afhankelijkheden. Het lijkt in eerste instantie een onnatuurlijke reactie voor een organisatie om deze strategie te verkiezen boven het ontwijken van afhankelijkheden of controle van anderen. Gevolg van het managen van afhankelijkheden is toenemende integratie, met als vervolg toenemende afhankelijkheden (Pfeffer & Salancik, 1978). In de praktijk is dat ook bij het NA goed terug te zien.
En nu?
Om een advies te geven over wat het NA in de toekomst moet doen is het van belang te weten welke richting het NA op. Gedurende dit onderzoek kwam aan het licht dat het NA zich aan de vooravond van een nieuwe fase begeeft. Fundamentele keuzes moeten worden gemaakt over: (1) de positie in de keten; (2) de positie in de markt; (3) de positie als waarborger; en (4) de positie ten opzichte van decentrale archieven. Deze keuzes zijn bepalend voor in te zetten strategieën voor het NA. Gevolgen voor de afhankelijkheden in de relaties zijn per keuze geschetst. Daarnaast is een advies geformuleerd over welke strategieën het NA op dit moment uitvoert, wat in verbeterd kan worden en welke mogelijke alternatieve strategieën het NA nog in kan zetten om grip te krijgen op toegenomen afhankelijkheden.