Internal news sharing is caring: Een interventieonderzoek naar de mediumvoorkeuren van werknemers voor interne nieuwsdeling binnen Simmons & Simmons Amsterdam

Abstract

Het Simmons & Simmons kantoor in Amsterdam kampt met een probleem. Ondanks de verschillende kanalen die Simmons inzet, zijn medewerkers namelijk met enige regelmaat niet op de hoogte van nieuws en (hun taak binnen) belangrijke evenementen binnen het kantoor. Ik deed daarom een interventieonderzoek naar de mediumvoorkeuren van werknemers voor interne nieuwsdeling binnen Simmons & Simmons Amsterdam. Dit onderzoek bestaat uit twee deelstudies. Met de eerste deelstudie onderzocht ik mediumvoorkeur, intranettevredenheid en tevredenheid met de nieuwsbrief binnen Simmons & Simmons. Dit deed ik met een vragenlijst. De belangrijkste bevinding van deze deelstudie is dat er geen thema’s waren waarvan werknemers massaal niets wilden weten. Werknemers worden het liefste geïnformeerd over aankomende evenementen via e-mail, het intranet, de nieuwsbrief, Outlook-uitnodigingen en eventueel via de televisieschermen in het pand. Werknemers worden daarnaast het liefste uitgenodigd voor interne evenementen via e-mail en Outlook-uitnodigingen. Ten slotte ontvangen werknemers de gastenlijst voor interne evenementen het liefste via e-mail en eventueel via het intranet. Werknemers hebben een voorkeur voor e-mail, het intranet en de nieuwsbrief voor interne nieuwtjes. Over het intranet blijken werknemers over het algemeen enigszins ontevreden. Dit ligt aan het feit dat het intranet niet erg gebruiksvriendelijk is en de informatie niet altijd up-to-date. Over de nieuwsbrief blijken zij redelijk tevreden. Met de tweede deelstudie onderzocht ik de communicatie rondom het After Summer Drinks evenement. Ik gebruikt hiervoor een functionele analyse. De belangrijkste bevinding van deze deelstudie is dat het niet zozeer de kanalen, dan wel de boodschappen zijn die duidelijker en tijdiger verzonden kunnen worden. Op basis van de bevindingen van de twee deelstudies formuleerde ik een aantal aanbevelingen voor hoe Simmons & Simmons haar interne nieuwsdeling kan verbeteren. Het doel hiervan is dat de nieuwsdeling en de communicatie rondom evenementen beter aansluiten op de behoeften en voorkeuren van werknemers. Op basis van studie I beveel ik Simmons & Simmons aan om minimaal drie kanalen te (blijven) gebruiken voor het aankondigen van aankomende evenementen. De meest populaire zijn: e-mail, het intranet, de nieuwsbrief en Outlook-uitnodigingen. Daarnaast raad ik aan om pagina’s die niet geüpdatet en opgezocht worden te archiveren. Ook raad ik de organisatie aan om de nieuwsthema’s in dit onderzoek te verwerken in nieuwsbrieven en het intranet. Deze kanalen behoren namelijk tot de drie populairste media voor het ontvangen van intern nieuws. In plaats van verschillende losse e-mails adviseer ik om een tweede, zakelijke nieuwsbrief te maken. Ik raad aan om de nieuwsbrieven in te zetten voor zowel werkgerelateerde als persoonlijke zaken. Tot slot beveel ik op basis van studie I aan om meer links naar het intranet in de nieuwsbrieven te verwerken. Daarnaast adviseer ik Simmons & Simmons op basis van studie II om direct zo veel mogelijk relevante informatie over een evenement te delen. Bovendien adviseer ik de organisatie om expliciet te zijn in deze informatie. Ten derde raad ik Simmons & Simmons aan om berichten die actie vereisen met ruime tijd ertussen te versturen. Daarnaast beveel ik aan om collega’s enthousiast te maken en te overtuigen van het nut van relaties uitnodigen. Tot slot adviseer ik Simmons & Simmons om taken voor evenementen in de nieuwsbrief te vermelden.