Klein en zichtbaar

Abstract

Hoe kan de zichtbaarheid van Economische Zaken binnen de Gemeente Utrecht worden verbeterd?

Huidige zichtbaarheid en oorzaken Uit gesprekken met medewerkers van Economische Zaken en met hun interne stakeholders bleek dat de huidige zichtbaarheid van Economische Zaken te wensen overliet. Interne zichtbaarheid heeft bij Economische Zaken nauwelijks prioriteit gehad. (Afdelingsbrede) werkzaamheden en ontwikkelingen in projecten worden niet of niet op tijd zichtbaar gemaakt, waardoor waardevolle informatie bij individuen blijft hangen en kansen op efficiënte samenwerkingen worden gemist. Daarnaast zijn er problemen met het zichtbaar blijven bij contactpersonen. Oorzaken voor de huidige situatie zijn de vele reorganisaties, de hoge werkdruk en de constante ervaring van informatie overload.

Gewenste zichtbaarheid Wanneer is een afdeling goed zichtbaar? Het bleek dat in de literatuur geen valide meetinstrument voor zichtbaarheid kon worden gevonden. Daarop heb ik besloten mijn eigen meetinstrument voor goede zichtbaarheid op te stellen, aan de hand van ijkpunten. Vervolgens is de huidige situatie getoetst op deze ijkpunten, zowel door de medewerkers van Economische Zaken, hun interne stakeholders als door mijzelf als objectieve onderzoekers. Hieruit bleek dat er op twee ijkpunten slecht werd gescoord, te weten (1) investeren in zichtbaarheid en (2) aanwezig zijn op (interne) media.

Aanbevelingen verbeteren zichtbaarheid Met een focusgroep is een veranderstrategie uitgewerkt. De strategie is erop gericht het functioneren van Economische Zaken als team te versterken. In het interventieplan worden praktische aanbevelingen gegeven om deze verandering te bewerkstelligen. De krachtigste aanbeveling is het herintroduceren van de communicatiekalender, een middel dat medewerkers dwingt om tijdig informatie en keuzemogelijkheden te delen met elkaar.