Less is more : Een onderzoek naar de voorwaarden voor het veralgemeniseren van de functiebeschrijvingen en invoeren van competentiemanagement bij het Rijksmuseum Amsterdam

Abstract

Het Rijksmuseum is vanaf de heropening op 13 april 2013 een groeiende en bloeiende organisatie: de aantallen bezoekers en medewerkers zijn flink gestegen. Het museum maakt zich klaar voor de toekomst; de directie heeft een nieuw visiedocument opgesteld en deze wordt op strategisch niveau ingevuld door de afdelingshoofden. Centraal daarbij staan de kernwaarden ‘AKPIE’ en de woorden ‘open’ en ‘focus’. Hiermee samen hangt de wens tot het veralgemeniseren van de functiebeschrijvingen en het invoeren van competentiemanagement. Die wens is ontstaan door de vele, gedetailleerde functiebeschrijvingen bij het Rijksmuseum. De centrale onderzoeksvraag luidt dan ook als volgt: wat zijn de voorwaarden voor het veralgemeniseren van de functiebeschrijvingen en het invoeren van competentiemanagement bij het Rijksmuseum? Om deze vraag te kunnen beantwoorden is zowel informatie uit de theorie als uit de empirie verzameld. In de literatuur worden functiebeschrijvingen omschreven als korte, geschreven beschrijving van werk waarin specifieke activiteiten en verantwoordelijkheden, kwalificaties en competenties zijn opgenomen die horen bij een bepaalde functie. Voorafgaand aan een functiebeschrijving wordt een functieanalyse uitgevoerd, waarmee informatie over de functie wordt verzameld. Het begrip ‘competentie’ wordt op verschillende manieren gedefinieerd in de literatuur, waarin grofweg onderscheid gemaakt kan worden in competenties als zichtbare of niet-zichtbare vaardigheden. Uit het literatuuronderzoek komt naar voren dat functiebeschrijvingen en competenties een belangrijke rol spelen bij diverse HRM-activiteiten, zoals werving en selectie, gesprekcyclus en opleiding en ontwikkeling. Idealiter is er een samenhang tussen de functiebeschrijvingen en de benodigde competenties van medewerkers met de strategie, missie en visie van de organisatie. Na de literatuurstudie is uit drie verschillende bronnen empirische informatie verzameld: (1) bij organisaties die een dergelijke verandering zijn ondergaan, (2) afdelingshoofden van het Rijksmuseum en (3) bij de werkgeversvereniging. De interviews met medewerkers van andere organisaties hebben o.a. informatie geboden over de doelen van de verandering bij hun organisatie, het ontwerp van de nieuwe functiebeschrijvingen en belangrijke voorwaarden en successen en valkuilen bij deze verandering van gedetailleerde naar algemene functiebeschrijvingen en de invoering van competentiemanagement. Vervolgens zijn de respondenten van het Rijksmuseum geïnterviewd. Gebleken is dat zij over het algemeen niet heel tevreden zijn met de huidige functiebeschrijvingen en daarom gebruiken ze deze ook nauwelijks. Ondanks het geringe gebruik nu, bestaat de wens wel om functiebeschrijvingen, inclusief competenties, meer in te zetten bij diverse HRM-activiteiten. Daarbij wordt duidelijk aangegeven dat afdelingshoofden goed begeleid moeten worden in hoe ze daar op een juiste manier mee kunnen werken. De laatste empirische bron in dit onderzoek is de werkgeversorganisatie, die betrokken is geweest bij het opstellen van de huidige functiebeschrijvingen. Deze respondent heeft informatie geboden over de mogelijkheden en speelruimte voor het Rijksmuseum, rondom het veralgemeniseren van de functiebeschrijvingen en het invoeren van competentiemanagement. Naar aanleiding van verzamelde informatie, uit theorie en empirie, kan een aantal voorwaarden voor de veralgemenisering van de functiebeschrijvingen en de invoering van competentiemanagement worden opgesteld. Deze zijn: (1) een duidelijke visie bij de verandering, (2) duidelijke communicatie, (3) ondersteuning afdelingshoofden, (4) betrekken medewerkers, (5) vertrouwen in het management, (6) ontwerp van de functiebeschrijving: herkenning in de functiebeschrijving, de functiebeschrijving moet zodanig zijn dat er een juiste waardering op gebaseerd kan worden, (7) toevoeging van competenties: daadkrachtige en geïntegreerde invoering, een ‘open’ opstelling om flexibiliteit te creëren en een top-down benadering met concrete gedragsindicatoren bij de competenties. Tot slot wordt aangegeven door een aantal respondenten dat de functiebeschrijvingen en de verandering daarmee onderdeel zijn van een groter geheel. Aandachtspunten die hierbij worden genoemd zijn: (1) het zodanig inrichten van de HRM-processen dat de diverse HRM-activiteiten met elkaar zijn geïntegreerd (2) de verwachtingen over de inhoud van de managementfunctie en tot slot (3) het onderzoeken van mogelijkheden voor het samenvoegen van afdelingen die eenzelfde doel dienen. Hieruit volgt een aantal aanbevelingen: scenario 1: het aanpassen van de functiebeschrijvingen en invoeren van competentiemanagement. Scenario 2: het integraal inrichten van HRM processen, incl. functiebeschrijvingen en competenties en scenario 3: nadenken over verwachtingen van de managementfunctie en daarbij onderzoek doen naar de eventuele mogelijkheden om afdelingen samen te voegen.