Kaders in een brief: doen of niet doen?

Abstract

Organisaties versturen wekelijks veel brieven en bij de meeste mensen zitten er wekelijks meerdere brieven in de brievenbus. Het kan voor deze mensen lastig zijn te bepalen welke brieven belangrijk zijn en welke informatie in deze brieven voor hen van belang is. Organisaties moeten dus methoden verzinnen om duidelijk te maken welke informatie in een brief het belangrijkst is. De aandacht van de lezer moet immers naar de juiste elementen in een brief gaan. In dit onderzoek hebben we gekeken naar het visualiseren van informatie door middel van een kader en is antwoord gegeven worden op twee onderzoeksvragen: 1) In hoeverre heeft de aanwezigheid van een kader invloed op de eerste indruk van een brief, op de waardering van de tekst en op de waardering van de zender? en 2) In hoeverre heeft de eerste indruk van de brief invloed op de waardering van de tekst en van de zender na het lezen? Er is een vooronderzoek gedaan om vast te stellen wat voor lezers van belang is bij het vormen van een eerste indruk. Vervolgens hebben we een experimenteel onderzoek uitgevoerd met een 3x2 design. Proefpersonen bekeken, lazen en beoordeelden een brief van de Sociale Verzekeringsbank. Aan dit hoofdonderzoek deden 192 proefpersonen mee. Ten eerste blijkt dat de aanwezigheid van een kader invloed heeft op de eerste indruk die een lezer heeft van een brief, er was hierbij een interactie tussen kaders en opleidingsniveau. De eerste indruk van de structuur van de brief was positiever als er een kader in de brief stond. Vooral laag opgeleiden waardeerden de brief met kader hoger. Wat betreft de waardering van de begrijpelijkheid, aantrekkelijkheid en structuur van de brief had de aanwezigheid van kaders alleen invloed in interactie met leeswijze. Minder grondige lezers waarderen over het algemeen de brief met kader hoger. Grondige lezers waardeerden de brief zonder kader hoger. Er was een interactie met versie (kaders) en opleidingsniveau bij de globale waardering van de brief. Minder hoog opgeleiden gaven de brief met kader een hoger rapportcijfer. Hoog opgeleiden gaven de brief zonder kader een hoger rapportcijfer. Voor alle lezers gold dat zij een positievere eerste indruk hadden als er een kader in de brief stond. Ten tweede blijkt een positieve eerste indruk te leiden tot een hogere waardering van de tekst wat betreft aantrekkelijkheid, begrijpelijkheid en structuur, alsook tot een hogere globale waardering (het rapportcijfer) en een hogere waardering van het imago van de zender van de brief. De eerste indruk is dus heel belangrijk voor de uiteindelijke beoordeling van een brief.